此番整理，正文为张祥河具奏（包括列衔）折件。他人具奏而与张祥河有关者，统归为附录。全部文字，皆依原件图片录入。
　　《中国近现代稀见史料丛刊（第二辑）：张祥河奏折》前五部分，依档案来源厘定。北京中国第一历史档案馆所藏道光、咸丰朝奏折，有朱批奏折、灾赈档和录副奏折三类，是《中国近现代稀见史料丛刊（第二辑）：张祥河奏折》正文的主体，列为前三部分，不再标注“中国第一历史档案馆”字样。台北“故宫博物院”所藏军机处录副奏折和《宫中档咸丰朝奏折》（复制本），标为“台北资料”，列为第四部分。美国国会图书馆藏《张祥河奏稿》稿本，标为“《张祥河奏稿》”，列为第五部分。附录列为第六部分，并于每条后标出档案来源。
　　奏折的题名，依中国第一历史档案馆、台北“故宫博物院”业已拟就者。《张祥河奏稿》中，部分奏稿无题名，由整理者代拟之。
　　朱批奏折与录副奏折内容重复的，依朱批奏折录入。录副奏折与《张祥河奏稿》内容重复的，依录副奏折录入。
　　《中国近现代稀见史料丛刊（第二辑）：张祥河奏折》六部分中，均各依具奏日期先后排列。无具奏日期的，依奉朱批日期。所有奏折连续编号。附片、清单等附件，亦单独编号。
　　粮价、麦收分数，耗羡银数，钱粮完欠分数等清单附件，因当时附于主件之后，多略去具奏日期。北京、台北所藏录副奏折中，常见有朱批日期而缺朱批内容的，当时供事者已预留了空格，今皆仍其旧。
　　《中国近现代稀见史料丛刊（第二辑）：张祥河奏折》正文用五宋字体。朱批、奉朱批内容，以小五号字附于文末。